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来自 时尚 2019-11-13 18:54 的文章
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物业公司工作流应用方案

【基本需求】
1、办公基本需求
   企业要求办公自动化系统能适应不断变化的办公需求,提供解决公文处理等偏向个体的自动办公功能,还要求能解决单位之间、部门之间、管理人员之间信息交换与共享的需求。办公自动化系统首先要解决的就是提高信息的透明度,提高办公事务的处理效率和质量,将各级管理人员从繁琐的事务性工作中解放出来,用更多的精力去关注最重要的事情,从而提高企业的效率,增强企业的综合竞争能力。主要功能需求有:收文办理、发文办理、会议通知、工作通知、合同审批、费用报销、信息发布、日程管理、电子邮件、流程管理等功能。
2、知识库管理需求
   知识管理以文档管理为核心,利用先进的计算机软件技术,有效地控制各种文档的产生,管理文档的存取访问,控制文档的分发,监控文档的流转过程。旨在通过计算机技术推动知识管理,帮助企业建立先进的知识管理模式,使企业知识管理平台成为短期营运与长期成长战略结合的资讯平台,极大化企业最有价值的资产-员工与知识。让员工快速获取个人成长所需的工具及信息,达成员工高度的成就感,加速协同作业,通过知识管理平台实现实时信息的共享,为企业更有品质的营运决策提供支持。运用高效率的作业流程降低管理成本。可实现集团内各分公司、各部门文件的管理,各单元之间既可共享文档,也可独立管理自己的文档。实现全文检索功能。
3、工作流核心平台建设需求
   能够借助本项目完成企业IT基础架构的建设目标。建设需求主要有:搭建以微软Windows平台为基础的IT技术体系;搭建以工作流管理系统为核心的企业应用运行平台;建设以微软.Net2005和工作流二次开发环境为核心的企业应用开发平台,能够为企业新应用开发和原有应用的集成搭建坚实而且灵活的技术基础;集中部署邮件服务器实现企业内部电子邮件应用;部署文档服务器以集中管理企业知识库。其他需求包括项目投资回报率高,效益和效果明显,要求符合企业IT战略规划,技术方案先进并且实用价值高等等。

2010年5月13日微软发布的SharePoint 2010是新一代的企业协作解决方案,通过构建高效、灵活、易管理的网络社区平台,让企业员工可以更好地学习、沟通、协作。微软每次推出新产品几乎都会引起用户的困惑,是否应该采用新的解决方案,新的产品能够带来怎样的改变呢?现在我们就来为大家解决关于SharePoint 2010的问题。

【解决方案】
一、IT架构设计
   采用面向服务的体系架构(SOA),以微软Windows Server 2003为基础软件架构平台,全面部署Windows服务器、企业信息门户(SPS2007)、Exchange邮件服务器、SQL2005数据库服务器、ReportingService报表服务器等系统服务器软件,部署强大稳定的E8.Net2005工作流管理系统,由此搭建起物业公司的IT基础架构。以E8.Net2005和SPS2007为应用基础,通过二次开发实现具体的OA管理需求和知识库管理需求。
二、软件功能设计
   本着人性化设计的原则,在功能上更加贴近国人工作场景。以事件管理循环(PDCA)为理论指导,采用时尚的 B/S 结构;支持远程办公工具,符合国际规范;整体风格采用当今流行的 XP 界面,融美观与简洁于一体;文件会签、任务督办、领导排名、消息提醒、客户回访等体贴入微的设计无一不是您渴望立即拥有的。所有的创意,一切的努力都是为了让您享受到知识办公协同办公的轻松和乐趣。软件功能体系包括个人办公、公文处理、合同审批、知识库管理、信息发布、流程管理、系统管理、客户服务管理等8大模块。建设集中管理的组织架构和用户权限,并与AD集成。建设集中统一的知识库管理系统。建设集中的邮件系统,并与办公系统集成。建设为集团和分部办公服务的流程管理系统,形成集团统一的协作平台。
1、  个人办公
   包括待办事项(含超时提醒)、关注事项、事项查询、出差授权、修改密码等基本功能。功能如发文登记、合同审批登记、费用报销登记等。费用报销单限一种表单样式,报销审批结束之后的数据按照金蝶财务软件会计分录或会计凭证的格式输出成文件或输出到财务数据库。各类事件登记都提供附件上传功能。可以快速定位各类待办事件,并进行快速处理,如审批合同,对来文批注处理意见。每个用户只需要关注处理自己相关的办公事务,这符合日常办公习惯。
2、  公文处理
   公文处理功能主要包括发文管理和收文管理,收文和发文都将根据工作流定义的流程就行审批流转,最终批准后发布并归档。公文处理的具体环节和界面功能将蕴含在个人办公的应用环境中。
3、  合同审批
   实现电子合同的网络审批功能,审批之后的合同可以归档到文档服务器上。
4、  知识库管理
   通过部署SPS2007实现知识文件的管理,包括知识分类。知识文件的登记、审批、归档,归档文件存储到文件服务器上。根据AD控制文件访问权限,通过全文检索功能搜索知识库中的文件。通过日积月累,逐步建成企业内部的知识库。部署建立企业门户站点。
5、  信息发布
   可发布会议通知、工作通知、政策法规、新闻活动等等。可指定接受信息的范围。
6、  流程管理
   完全集成了E8.Net工作流管理系统的全部功能,是业务流程管理的标准平台,包括工作流引擎和可视化流程设计器,完全支持业务流程自定义,支持复杂流程的配置管理。灵活适应业务流程变革,显著降低系统二次开发和维护成本。流程绩效分析模块包括:年度工作绩效分析、流程平均办理周期分析、人员工作量统计分析、参与人员平均办理周期分析。这有利于进行量化的绩效考核,有利于发现问题所在,持续改善流程和提高工作效率。
7、  系统管理
   组织机构管理将通过简单、直观的界面,增、删、改机构或部门的信息,并以树状层次结构显示上下级从属关系。可指定部门排序优先次序。支持母公司下属多个子公司的集团型组织结构体系。用户和用户组管理,可创建系统登陆用户,包括用户详细资料管理。用户的启用或禁用控制,排序控制等。可以定义用户分类,或把符合某种条件的用户定义为一个类别,便于授权管理。用户权限管理,灵活严格的权限管理避免不当的信息访问。权限可以授予部门、条件人员、用户组或单个用户。可以灵活定义操作项,授予查询、新增、修改、删除等操作权限。
8、  客户服务管理
   实现大客户服务事件跟踪管理功能,可以登记服务单、跟踪处理、查询、服务单流转,实现对客户服务单的统计,包括服务工作量的统计,完成情况的统计和客户满意度的统计等报表。

 

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SharePoint 2010功能及改进

SharePoint 2010分为两个版本SharePoint Foundation 2010和SharePoint Server 2010,其中SharePoint Foundation 2010是WSS 3.0的升级,而SharePoint Server 2010则是MOSS 2007的升级(文中如无特别说明则SharePoint 2010是二者统称)。SharePoint 2010有网站、社区、内容、搜索、见解和整合应用等6大功能模块,与MOSS 2007相比,社区、见解和整合应用是其新增功能。SharePoint 2010改进的意义主要在于以下几点:

集中信息管理并帮助用户决策

在SharePoint 2010中通过内容管理来提供一个单一的、集中的信息存储方式。这些信息可以存储在文档库、列表、图片库中,也可以存储在SQL Server(SQL Server Express)数据库中。这样存储后能使员工能够有效地查找组织资源,访问共享的知识,并且提高其业务洞察力,以便他们能够做出最合理的决策。

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SharePoint 2010功能模块

在企业网站模板中可以创建文档中心、记录中心、商业智能中心、企业搜索中心等,员工可以使用SharePoint 2010中的全新知识管理工具—见解和整合应用功能来对企业业务资源信息进行分析处理,形成商务智能报表为决策提供支持,并且更加快速有效地将这些信息与人员联系起来,将业务关系联系起来,为决策提供最佳数据和方案支持。

内容管理增强与社区

幸运飞艇pk10计划软件首页,SharePoint 2010提供了所见即所得的编辑形式,也可以通过在Office中编辑内容再发布到SharePoint网站中;可以自定义内容类型,也可以存储Blob数据和多媒体数据。这样方便了用户对信息的创建、存储和使用。

表1:SharePoint 2010各模块对应功能

模块 功能描述
网站 连接到Microsoft Office客户端应用程序,
存储和检索列表及文档库内容;
使用模板创建网站、网站集合;信息展示;
Ribbon用户界面;工作区;移动站点;
社区 通过专业技术、关系、标记和内容分级
查找人员并与之交互;Blog和Wiki;
我的站点;组织机构浏览;
内容 内容发布与管理;内容类型;元数据管理;
远程Blob存储;多媒体内容类型;
搜索 企业级搜索;网站、列表级搜索;
图片搜索;人员搜索;
见解 性能服务;Excel服务;Visio服务;图表组件;
Web分析;集成SQL PowerPivot;
整合应用 Business Connectivity Services(商业数据集成,BCS);
InfoPath表单服务;工作流;VS开发;扩展列表。

 

另外,SharePoint 2010对社区功能进行了全面的提升,用户配置文件现在包括了同事信息、兴趣爱好和专业知识。目前的社区标记和评级,使得用户更容易分享内容,同时Blog和Wiki也得到了改善。

业务管理与分析

SharePoint 2010提供了一个可伸缩的企业平台,这个平台能够随着企业业务的发展而发展。Business Connectivity Services(商业数据集成,以前称为业务数据目录)提供了对源自业务系统、Web服务或SharePoint 2010和Office 2010应用程序内的其它外部数据提供程序的外部数据访问。

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SharePoint 2010企业网站模板

 

提升了用户体验

在用户体验上,使用Ribbon风格的界面,将众多功能选项融合,操作起来更加方便、准确。

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Ribbon风格界面

另外,SharePoint 2010支持包括新媒体和一个Silverlight的内容浏览器Web部件,这样用户就可以不仅把企业门户作为一个内容管理(CMS)系统,甚至可以在SharePoint 2010上生产和部署E-Learning、决策支持系统。

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Silverlight Web部件

企业级搜索

SharePoint 2010的搜索模块是一个功能强大的搜索平台,可以利用常见的内置工具构建自定义搜索解决方案与搜索引擎应用程序,对多种资源进行检索,提供了相关内容检索。

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SharePoint管理页面

增强的管理功能

SharePoint 2010通过应用程序管理、健康检查和监控、性能控制、备份恢复、升级部署、Windows PowerShell管理等功能,方便IT专业人员使用和维护。在管理首页,如果SharePoint服务器的运行出了问题,这里会自动进行提示。

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SharePoint运行状况分析

SharePoint产品版本及历史

SharePoint Portal Server 2003(后文简称SPS 2003)是SharePoint系列第一个比较成功的产品,使用SPS 2003可以对企业知识进行组织、查找、共享和管理,它的设计目标是为大中型企业提供集成、协作以及个性化和自定义。Microsoft Office SharePoint Server 2007(后文简称MOSS 2007)是对SPS 2003的重大升级,在MOSS 2007中,6大功能模块分别是门户、协作、内容管理、商业智能和业务流程。

Windows SharePoint Services(后文简称WSS)与SharePoint

WSS有WSS 2.0、WSS 3.0两个版本,是SPS 2003和MOSS 2007的基础免费版本,包含了站点、文档库、列表库、图片库、区域、文档协作等功能。在SharePoint 2010中,WSS已经改名为SharePoint Foundation 2010。

 

企业的信息化需求

随着信息化技术的不断提高,目前企事业单位信息化建设逐步发展到一定程度,他们中的大部分单位已经拥有了部分通用管理系统:如财务、人事、CRM等;还有部分个性化业务系统如进销存、ERP等。这些应用系统在各自的业务领域发挥着重要的作用,但是系统之间却往往不能很好地互联互通,造成了互相隔绝的“信息孤岛”。跨系统共享数据与协作,成为了企业提升办公效率的“壁垒”。总的说来,企业在信息化上面临以下几方面的问题:

1.资源分散,没有形成企业的知识库,诸如每个人手里都有一些文档资源,这些资源没有共享,因此得不到更好的利用;一些关键性的文档只存在一两个人的电脑中,一旦丢失就无法找回。

2.缺乏集成与整合,企业内部现有业务信息系统之间不能很好地互联互通,成为了互相隔绝的“信息孤岛”。

3.对企业信息缺乏综合的管理平台,这主要表现在:一个系统一套用户权限体系,对文档整个生命周期的管理不完善;不能追随文档的历史记录;业务流程和工作流程没有电子化或者电子化后管理不科学;多个业务系统的某些功能需要切换到每一个系统中去查看使用;没有集成业务分析与管理功能。

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